Conditions générales d'utilisation

Les présentes Conditions générales d'utilisation (« CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Proceda, éditée par BFAt SASU, par toute entreprise donneuse d'ordre, PME ou ETI (« l'Entreprise »).

La création de compte (sur invitation ou après accord commercial), la connexion ou l'utilisation du Service vaut acceptation pleine et entière des CGU, de la politique de confidentialité et de l'accord de sous-traitance (DPA), sans réserve.

Si le signataire n'a pas autorité pour engager l'Entreprise, il garantit en disposer ou agit sous la responsabilité de la personne habilitée.

• Service : l'application SaaS Proceda accessible en ligne ;
• Entreprise : l'abonné PME ou ETI et ses utilisateurs autorisés ;
• Prestataire : entreprise tierce dont l'Entreprise suit les attestations URSSAF, Kbis et la veille RNE ;
• Lien magique : URL personnelle et sécurisée permettant au prestataire de déposer des documents sans compte ;
• Registre de conformité : journal horodaté des sollicitations, dépôts et signaux RNE traités dans le Service ;
• Données RNE : informations issues du registre national des entreprises (source publique).

Proceda est un registre de conformité prestataires pour l'Entreprise. Il aide à :

• surveiller l'échéance de l'attestation de vigilance URSSAF (pièce obligatoire au sens du Service), dès lors qu'une date est connue (dépôt de la pièce ou échéance déclarée à l'import) ;
• consulter et comparer les données du registre national des entreprises (veille RNE : dirigeants, siège, dénomination, radiation, etc.), distincte du dépôt d'un extrait Kbis ;
• alerter en cas de changement détecté sur ces sources publiques ;
• stocker, dater et relancer, si l'Entreprise le souhaite, d'autres pièces du registre prestataires (extrait Kbis, RBE, régularité fiscale, PV d'AG, etc.) ; leur absence n'emporte pas non-conformité au sens du Service ;
• solliciter le prestataire et tracer les relances dans un registre de conformité ;
• collecter des documents via un portail sécurisé.

Exclusions expresses :

• pas de saisie comptable, pas de production des états financiers ;
• pas de conseil juridique ou fiscal au sens réglementé ;
• pas de recouvrement de créances ;
• pas d'accès automatisé aux portails privés (URSSAF, impots.gouv, etc.) : le prestataire dépose lui-même ses pièces ;
• pas de collecte automatique d'extrait Kbis, de RBE ou d'attestation fiscale : ces pièces, si déposées, restent optionnelles ; la surveillance d'identité entreprise repose sur la veille RNE ;
• pas de garantie d'absence de contrôle ou de sanction : l'Entreprise demeure seul responsable de sa diligence.

L'accès au Service est réservé aux professionnels (PME, ETI, donneurs d'ordre). Il s'ouvre après démo commerciale, accord sur le périmètre et souscription de l'abonnement. Il n'existe pas d'ouverture de compte en ligne sans validation préalable de BFAt SASU (pas d'essai gratuit en self-service ni de souscription sans échange commercial).

Les identifiants du premier administrateur sont communiqués par BFAt ou activés selon le processus convenu (provisionnement du compte). L'Entreprise désigne ensuite ses utilisateurs internes dans les limites du Service.

Tarif : abonnement annuel à 2 990 € HT pour une période d'engagement de douze (12) mois, facturé en une fois à l'activation (ou selon bon de commande). Prestataires illimités, sans palier par effectif ni module payant séparé.

Aucune formule mensuelle au comptant n'est proposée en self-service. Un équivalent mensuel peut être mentionné sur le site marketing à titre purement indicatif ; seul le montant annuel HT figurant au bon de commande ou à la facture fait foi.

Le paiement s'effectue par carte bancaire (Stripe) ou virement selon accord. Les factures légales BFAt sont émises via Qonto après encaissement. Renouvellement tacite pour une nouvelle période de 12 mois, sauf résiliation avant l'échéance (CGU section 12).

L'Entreprise est responsable de l'exactitude des informations fournies, de la gestion des accès utilisateurs et de la confidentialité des identifiants. Toute action réalisée depuis un compte autorisé est réputée effectuée par l'Entreprise.

L'Entreprise doit notifier sans délai toute compromission suspectée à pascal [at] proceda.fr.

L'Entreprise s'engage à :

• ne traiter que des données pour lesquelles il dispose d'une base légale et d'un mandat approprié ;
• mandater Proceda pour adresser, en son nom et dans le cadre de la relation contractuelle avec ses prestataires, les sollicitations documentaires (relances, rappels d'échéance) ; Proceda agit comme expéditeur technique (en-tête Proceda, Reply-To vers l'utilisateur initiateur) et les e-mails comportent un pied de page mentionnant le portail de dépôt ;
• vérifier les pièces reçues et les données RNE avant toute décision professionnelle ;
• ne pas utiliser le service à des fins illicites, trompeuses ou contraires à l'ordre public ;
• s'assurer que les sollicitations adressées aux prestataires s'inscrivent dans la relation professionnelle de l'Entreprise ;
• accepter que les relances e-mail sont expédiées via la plateforme Proceda (expéditeur technique Proceda, Reply-To vers l'utilisateur initiateur) ;
• maintenir des coordonnées de contact à jour pour les prestataires sollicités.

BFAt SASU s'engage à fournir le Service avec diligence et loyauté, conformément à la documentation publiée et au DPA, notamment :

• hébergement sécurisé en Union européenne (données de production, sans réplication hors EEE) ;
• exécution des instructions documentées de l'Entreprise dans le cadre du sous-traitance ;
• notification des incidents de sécurité significatifs conformément au DPA ;
• assistance raisonnable pour les demandes d'exercice de droits des personnes ;
• maintenance corrective et évolutions raisonnables du Service.

BFAt SASU peut suspendre l'accès en cas de violation grave des CGU, d'usage frauduleux, de risque sécurité ou d'impayé persistant après mise en demeure.

BFAt SASU, éditeur de Proceda et non professionnel réglementé du secteur comptable, s'engage expressément à :

• assurer une confidentialité renforcée contractuelle sur les informations confiées par les entreprises abonnées (pièces, fiches prestataires, correspondances) ;
• ne divulguer aucune pièce, donnée de prestataire ou correspondance à des tiers, hors sous-traitants techniques listés au DPA liés par des obligations équivalentes ;
• limiter l'accès interne BFAt au personnel strictement habilité (maintenance, support, sécurité), soumis à une obligation de confidentialité ;
• ne pas exploiter commercialement le contenu des fiches prestataires (revente, cession, entraînement de modèles tiers sans anonymisation).

L'Entreprise demeure responsable de traitement et de la relation avec ses prestataires. Proceda agit comme outil technique sous sa responsabilité.

Détail technique : Sécurité et conformité.

Lorsqu'un même SIREN de prestataire est suivi dans plusieurs fiches au sein d'une même entreprise, Proceda peut synchroniser une pièce déjà valide d'une fiche vers une autre fiche du même SIREN, afin d'éviter les relances et e-mails en double pour une même attestation.

Cette synchronisation est limitée au périmètre de l'entreprise abonnée. Elle ne remplace pas la diligence de l'Entreprise sur chaque relation contractuelle ni la vérification de l'adéquation de la pièce à la fiche concernée.

Chaque prestataire bénéficie du suivi URSSAF (attestation de vigilance) et de la veille RNE dans le cadre de la relation contractuelle. Les sollicitations adressées à un prestataire mentionnent l'Entreprise donneuse d'ordre.

L'Entreprise demeure responsable de la relation avec le prestataire et du caractère approprié de la sollicitation dans le cadre de ses obligations de vigilance (notamment art. L.8222-1 du code du travail pour le donneur d'ordre).

Les données d'identité entreprise proviennent de sources publiques officielles. Elles peuvent comporter un décalage temporel ou des lacunes (entreprises non diffusibles, oppositions, etc.). L'Entreprise doit recouper avec ses propres sources.

La veille RNE compare périodiquement les champs suivis. Elle ne se substitue pas à l'analyse de l'Entreprise ni au dépôt d'un extrait Kbis. Aucune alerte ne vaut validation automatique d'un changement enregistré chez le greffe.

Une échéance URSSAF déclarée à l'import (date sans fichier) initialise le suivi d'expiration ; elle ne constitue pas un dépôt de pièce. L'Entreprise reste tenue de joindre l'attestation lorsque celle-ci est disponible.

Les documents déposés sont analysés techniquement : type de pièce, dates d'expiration, et pour les attestations URSSAF extraction du code de sécurité avec recoupement SIREN. Les autres types (Kbis, RBE, fiscale, PV) font l'objet d'un stockage et d'une datation, sans le même niveau de contrôle d'authenticité. L'Entreprise peut vérifier l'authenticité URSSAF auprès du portail officiel. Proceda ne se connecte pas aux espaces privés URSSAF du prestataire. Voir Sécurité et conformité · Authenticité.

L'Entreprise valide la conformité juridique des pièces reçues.

L'Entreprise peut retirer une pièce mal rattachée depuis la fiche prestataire (administrateur). La pièce est exclue de la fiche active et des exports de conformité ; une trace interne (auteur, date, motif) est conservée. L'Entreprise demeure seule responsable de la pièce retenue au regard de ses obligations LBC-FT et de vigilance contractuelle.

BFAt SASU reste titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur le Service, la marque Proceda, la documentation et les développements.

L'Entreprise conserve la propriété de ses données et de celles de ses prestataires. Elle accorde à BFAt SASU une licence limitée de traitement aux seules fins d'exécution du Service.

BFAt SASU peut produire des statistiques agrégées et anonymisées ne permettant pas l'identification d'une Entreprise ou d'un prestataire.

Le Service est fourni « en l'état » avec un objectif de disponibilité raisonnable, hors maintenance programmée (preferablement annoncée) et cas de force majeure.

Le support est accessible à pascal [at] proceda.fr aux horaires ouvrés. Les délais de réponse peuvent varier selon la criticité.

Dans les limites autorisées par le droit applicable et sous réserve des dommages corporels ou du dol :

• le Service est un outil d'aide : l'obligation de vigilance de l'Entreprise n'est pas transférée à BFAt SASU ;
• aucune garantie de résultat n'est due sur la conformité d'un panel de prestataires ou l'absence de redressement ;
• en cas de dommage direct prouvé imputable à BFAt SASU, la responsabilité totale est limitée au montant HT payé par l'Entreprise au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur ;
• sont exclus les dommages indirects (perte de clientèle, perte d'exploitation, perte de chance, atteinte à l'image).

Le contrat est conclu pour la durée de l'abonnement annuel souscrit (engagement de douze (12) mois), renouvelable tacitement pour une nouvelle période de 12 mois sauf résiliation.

Chaque partie peut résilier avec effet en fin de période d'engagement en cours, par e-mail à pascal [at] proceda.fr. En cas de résiliation, l'Entreprise peut demander un export de ses données dans un format raisonnable avant suppression, conformément au DPA.

Les modalités de paiement (Stripe, virement, bon de commande) sont définies à la souscription. Toute modification ne prend effet qu'au renouvellement ou par avenant écrit.

BFAt SASU peut modifier les CGU. Les Entreprises seront informés par e-mail ou notification in-app au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des modifications substantielles. L'utilisation continue du Service après ce délai vaut acceptation, sauf résiliation.

Les CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou exécution relève des tribunaux compétents de Nantes, sauf disposition impérative contraire.

Les parties tenteront de résoudre amiablement tout différend avant toute action judiciaire.

Questions contractuelles : pascal [at] proceda.fr.

Données personnelles : pascal [at] proceda.fr.