Les 30 premiers jours du registre prestataires : checklist J1 à J30

Les 30 premiers jours du registre prestataires : checklist J1 à J30

Comment utiliser cette checklist

Imprimez ou dupliquez le livrable en fin d'article. Cochez une case uniquement si la preuve existe (mail archivé, export PDF, compte-rendu signé). Un jour sans action obligatoire reste disponible pour traiter le stock de relances ou les rejets d'import.

Le planning macro en quatre semaines donne la direction. La checklist J1 à J30 donne le rythme quotidien au propriétaire registre et au DAF sponsor. Chaque jour a une action principale vérifiable. L'objectif n'est pas la perfection documentaire à J30, mais un registre peuplé, des règles partagées, des relances tracées et un premier tableau de bord crédible devant le COMEX.

Le propriétaire registre tient la checklist. Le DAF valide les jalons J7, J14, J21 et J30. Les conducteurs sont sollicités surtout J1-J3 (collecte terrain) et J28 (formation).

Semaine 1 - Cartographier et nommer (J1 à J7)

J1 - Kick-off Sponsor DAF confirme le lancement par mail à Achats, QSE, contrôle de gestion et un conducteur référent. Nomination écrite du propriétaire registre et de son remplaçant. Ouverture dossier partagé « Registre_Conformite_Lancement ».

J2 - Export ERP Export fournisseurs actifs 12 mois (SIREN, raison sociale, montant HT, site). Première passe de nettoyage SIREN format texte.

J3 - Collecte terrain Mail conducteurs : liste des intervenants non visibles ERP sous 48 h. Modèle tableau à renvoyer obligatoire.

J4 - Fusion sources Croisement ERP + compta + retours terrain. Identification doublons et écarts.

J5 - Grille cartographie v0 Complétion des colonnes SIREN, lot, site, contact, vague A/B/C selon le modèle cartographie.

J6 - Comité cartographie Réunion 30 min DAF + Achats + QSE + conducteur. Validation vague A ligne par ligne.

J7 - Jalon S1

Grille cartographie v1.0 signée DAF. Matrice RACI validée. Zéro import registre avant ce jalon.

Semaine 2 - Cadrer juridiquement (J8 à J14)

J8 - Clause contractuelle Envoi projet clause L.8222-1 au juridique. Identification contrats-cadres prioritaires (top 20 spend).

J9 - Charte prestataire Rédaction charte une page, canal unique conformite-prestataires@ ou portail.

J10 - Feux tricolores Rédaction et validation grille critères vert / orange / rouge. Paramétrage dans l'outil registre.

J11 - Mails types Rédaction mail sollicitation attestation, mail relance J+7, mail refus démarrage rouge.

J12 - Retour juridique Intégration commentaires juridique sur clause. Version finale clause + charte.

J13 - Envoi charte vague A Envoi charte et mail sollicitation à tous les prestataires vague A. Accusé réception demandé.

J14 - Jalon S2

Clause validée. Charte envoyée vague A. Feux paramétrés. Avenants contrats top 20 lancés si applicable.

Semaine 3 - Peupler et relancer (J15 à J21)

J15 - Préparation import CSV vague A selon checklist import. Contrôles qualité six points.

J16 - Import pilote Import 10 lignes test. Vérification affichage et feux.

J17 - Import vague A Import complet prestataires critiques. Rapport rejets corrigé.

J18 - Sollicitations J0 100 % lignes rouges vague A sollicitées. Date tracée dans registre.

J19 - Import vague B Import vague B si capacité. Même séquence sollicitation.

J20 - Revue rouges #1 Première revue hebdomadaire rouges avec conducteurs concernés. Plan relance J+7 par ligne.

J21 - Jalon S3

Registre peuplé vague A + B. ≥ 70 % lignes avec attestation reçue ou relance tracée. Blocage paiement activé sur rouges critiques si ERP prêt.

Semaine 4 - Former et ancrer (J22 à J30)

J22 - Préparation formation Supports formation 45 min, carte réflexe A5, quiz, enregistrement visio testé.

J23 - Blocage terrain Communication : pas de démarrage nouveau prestataire sans feu consulté. QSE informé pour accueil sécurité.

J24 - Formation conducteurs Session 45 min tous conducteurs / chefs atelier. Quiz 4/5 minimum.

J25 - KPI #1 Calcul taux couverture verte, stock rouge > 21 j, délai médian relance. Export PDF snapshot registre.

J26 - Revue rouges #2 Deuxième revue hebdo. Escalade DAF sur rouges > 14 jours sans réponse prestataire.

J27 - COMEX ou CODIR Présentation 1 slide DAF : taux couverture, top 5 rouges par montant, plan J+30.

J28 - Procédure run Rédaction procédure mensuelle (revue rouges, KPI, export archivage, création fournisseur ERP miroir).

J29 - Retour erreurs Revue des erreurs classiques de lancement avec propriétaire registre. Correctifs appliqués.

J30 - Jalon final

Bilan signé DAF : taux couverture ____ %, lignes actives ____ , rouges > 21 j ____ , formation ____ % conducteurs formés. Passage en run mensuel acté.

Critères de succès J30

Après J30 : le registre entre en run

La checklist quotidienne disparaît. Restent les rituels mensuels et hebdomadaires du RACI. Chaque nouveau prestataire déclenche la procédure déclaration conducteur + ouverture ligne sous 24 h. Chaque fin d'affaire clôture les lignes site.

Le J30 n'est pas une ligne d'arrivée. C'est le moment où le registre cesse d'être un projet et devient une obligation de poste pour le propriétaire registre.

Livrable à emporter

Checklist J1 à J30 - Lancement registre conformité prestataires

Semaine 1 - Cartographie

• [ ] J1 Kick-off DAF + propriétaire registre nommé
• [ ] J2 Export ERP fournisseurs actifs
• [ ] J3 Collecte intervenants terrain (retour 48 h)
• [ ] J4 Fusion ERP / compta / terrain
• [ ] J5 Grille cartographie v0 complète
• [ ] J6 Comité validation vague A
• [ ] J7 JALON Grille v1.0 signée + RACI validé

Semaine 2 - Cadre juridique

• [ ] J8 Projet clause L.8222-1 → juridique
• [ ] J9 Charte prestataire 1 page rédigée
• [ ] J10 Grille feux V/O/R paramétrée
• [ ] J11 Mails types sollicitation / relance
• [ ] J12 Clause finalisée juridique
• [ ] J13 Charte envoyée vague A
• [ ] J14 JALON Cadre juridique opérationnel

Semaine 3 - Import et relances

• [ ] J15 CSV prêt, contrôles qualité OK
• [ ] J16 Import pilote 10 lignes validé
• [ ] J17 Import vague A complet
• [ ] J18 100 % rouges vague A sollicités
• [ ] J19 Import vague B
• [ ] J20 Revue rouges #1
• [ ] J21 JALON ≥ 70 % couverture ou relance tracée

Semaine 4 - Formation et ancrage

• [ ] J22 Supports formation prêts
• [ ] J23 Consigne blocage terrain diffusée
• [ ] J24 Formation 45 min conducteurs
• [ ] J25 KPI #1 calculé et exporté
• [ ] J26 Revue rouges #2 + escalades DAF
• [ ] J27 Slide COMEX présentée
• [ ] J28 Procédure run mensuel rédigée
• [ ] J29 Correctifs erreurs classiques
• [ ] J30 JALON FINAL Bilan signé DAF

Bilan J30 : Taux couverture _____ % | Lignes actives _____ | Rouges > 21 j _____ | Formés _____ / _____

Signatures : Propriétaire registre _________ DAF _________ Date _________

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