Cartographier son panel prestataires : la grille à remplir dès le premier jour

Cartographier son panel prestataires : la grille à remplir dès le premier jour

Ce qu'une cartographie n'est pas

Ce n'est pas un audit de solvabilité ni une notation fournisseur. Vous ne jugez pas la qualité technique du prestataire. Vous identifiez qui tombe sous l'obligation de vigilance L.8222-1 sur votre périmètre : prestations de plus de 5 000 euros HT, personnel sur site, sous-traitance en cascade. Un cabinet de conseil facturant 12 000 euros sur l'année entre dans le registre. Un fournisseur de consommables livré sans mise en œuvre n'y entre pas.

Avant d'ouvrir un registre de conformité, la plupart des PME possèdent déjà trois listes incompatibles : l'annuaire ERP Achats, le fichier Excel du chef de chantier et les contacts enregistrés dans les téléphones des conducteurs. La cartographie consiste à fusionner ces sources en une grille unique, ligne par ligne, avec un SIREN vérifiable par prestataire actif. Sans cette étape, vous importez des doublons, oubliez des sous-traitants de rang 2 et découvrez des intervenants non référencés le jour d'un contrôle URSSAF.

Ce n'est pas non plus un projet de six semaines. Une PME de 80 à 120 millions d'euros de chiffre d'affaires peut cartographier son panel actif en trois à cinq jours ouvrés si le DAF arbitre les écarts entre ERP et terrain.

Les trois sources à croiser

Source 1 : ERP Achats. Exportez les fournisseurs avec au moins une commande ou une facture sur les douze derniers mois. Récupérez SIREN, raison sociale, code fournisseur interne, montant cumulé HT, catégorie d'achat, site de livraison ou centre de coût.

Source 2 : contrôle de gestion ou comptabilité. Liste des tiers avec écritures sur les comptes 604, 611 ou 615 selon votre plan comptable. Certains prestataires passent par des notes de frais remboursées ou des refacturations internes : le contrôle de gestion les voit, pas toujours Achats.

Source 3 : terrain. Chaque responsable de site ou conducteur de travaux complète une colonne « intervenants non visibles ERP » : sous-traitants mandatés par un titulaire, auto-entrepreneurs sur place, sociétés d'intérim avec personnel affecté, prestataires payés par le client final mais opérant sur votre site.

L'écart entre source 1 et source 3 révèle le risque réel. Dans le BTP, il représente souvent 15 à 25 % du panel effectif.

Structure de la grille cartographie

Chaque ligne de la grille correspond à une relation exploitable dans le registre. Les colonnes minimales :

Une ligne par combinaison SIREN × site × lot. Si le même électricien intervient sur deux chantiers, deux lignes. Si un même SIREN fait deux métiers distincts sur un site, une ligne avec lot « multi » et note explicative.

Prioriser sans tout traiter le même jour

À l'issue de la cartographie, classez chaque ligne en trois vagues. Vague A : montant HT > 50 000 euros ou personnel sur site permanent. Vague B : montant entre 5 000 et 50 000 euros. Vague C : montant proche du seuil ou prestation ponctuelle en cours de clôture.

Le registre s'ouvre sur la vague A intégralement, la vague B à 80 % minimum, la vague C selon capacité du référent. Cette priorisation évite la paralysie du « tout ou rien » qui retarde le lancement de trois semaines.

Gérer les cas litigieux dès la cartographie

SIREN inconnu. Le conducteur ne connaît que le nom commercial. Bloquez la ligne en statut « SIREN à confirmer » et mandatez Achats pour obtenir le Kbis avant import registre. Ne créez jamais une ligne registre sans SIREN.

Discordance SIREN contrat / attestation. Notez l'écart dans la colonne commentaire. Ce cas alimente directement un feu rouge à l'import. La vérification SIREN fait partie du run, mais la cartographie doit le signaler tôt.

Sous-traitant de rang 2. Chaque ligne rang 2 doit référencer le SIREN du titulaire qui l'a mandaté. L'obligation de vigilance vous incombe sur ce prestataire même si vous ne payez pas directement.

Auto-entrepreneur. Même régime : au-delà du seuil, attestation URSSAF ou pièces de substitution D.8222-5. La cartographie ne l'exclut pas par simplification.

Valider la grille en comité de lancement

Réunissez trente minutes avec DAF, responsable Achats, référent QSE et un conducteur terrain. Parcourez les vingt premières lignes de la vague A ligne par ligne. Question unique par ligne : « Cette personne intervient-elle encore chez nous ? » Les « non » sortent immédiatement. Les « je ne sais pas » déclenchent un appel dans la salle.

Le sponsor DAF signe la grille cartographie version 1.0 datée. C'est la photo du panel au jour J. Toute évolution (nouveau prestataire, fin de chantier) passe par une procédure d'ajout ou de clôture de ligne, pas par une re-carteographie complète.

De la grille à l'import registre

La grille validée alimente directement l'import des premiers SIREN. Format CSV : une ligne par entrée registre, encodage UTF-8, SIREN sans espace, dates au format AAAA-MM-JJ. Les colonnes lot, site et contact deviennent des champs du registre ; le montant HT sert au tri des relances.

Ne nettoyez pas la grille dans l'outil registre. Nettoyez-la avant import. Un SIREN mal saisi multiplié par soixante lignes coûte une journée de correction.

Maintenir la cartographie vivante

La cartographie n'est pas un exercice unique. Chaque création fournisseur ERP déclenche une ligne grille. Chaque fin d'affaire clôture les lignes site associées. Une revue trimestrielle compare le nombre de lignes actives grille versus registre : l'écart doit rester sous 5 %.

Le DAF utilise la grille pour le reporting COMEX : nombre de prestataires actifs, répartition par site, concentration du spend sur les dix premiers SIREN. Ces indicateurs orientent les efforts de conformité là où le risque financier et opérationnel est maximal.

Livrable à emporter

Grille cartographie SIREN / lot / contact

Copiez ce modèle dans Excel ou Google Sheets. Une ligne = une relation registre.

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Règles de complétion :

• SIREN obligatoire avant passage en vague A.
• Contact mail = boîte suivie (pas adresse personnelle conducteur).
• Montant HT = réel ERP si disponible, sinon estimation conducteur + validation Achats.
• Statut « clôturé » = conservé pour historique, non importé au registre actif.
• Validation finale : signature DAF + date en ligne 2 du fichier.

Contrôle qualité avant import : zéro doublon SIREN × site × lot ; zéro ligne active sans contact mail ; 100 % vague A complète.

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