Feux tricolores conformité prestataires : critères vert, orange et rouge pour PME

Feux tricolores conformité prestataires : critères vert, orange et rouge pour PME

Pourquoi trois couleurs et pas dix statuts

Les PME qui inventent des statuts intermédiaires (« vert clair », « orange foncé », « en attente compta ») perdent l'adhésion terrain. Trois couleurs suffisent si les règles sont précises. Le vert autorise l'intervention et le paiement standard. L'orange impose vigilance et relance planifiée. Le rouge bloque démarrage, badge ou paiement selon votre RACI.

Un registre sans feux tricolores est une liste de PDF. Le DAF ne peut pas prioriser les relances, le conducteur ne sait pas s'il peut lancer un prestataire sur site, le COMEX ne voit pas la tendance. Les critères vert / orange / rouge traduisent l'état documentaire de chaque ligne registre en décision opérationnelle immédiate. Ils doivent être identiques sur tous les sites, écrits noir sur blanc, et appliqués sans interprétation locale.

Tout statut hors tricolore doit être temporaire et converti en V/O/R sous quarante-huit heures. Sinon, le registre redevient un tableur de commentaires.

Critères du feu VERT

Une ligne passe au vert lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies simultanément :

1. Attestation de vigilance URSSAF valide à la date du jour (date de fin de validité ≥ aujourd'hui), document officiel D.8222-5, pas une attestation de régularité fiscale.

1. Code de sécurité vérifié sur le portail URSSAF avec résultat conforme, date de vérification tracée dans le registre par le propriétaire registre ou l'outil automatiquement.

1. SIREN cohérent : le SIREN de l'attestation correspond au SIREN de la ligne registre et au contrat-cadre actif.

1. Sous-traitants de rang 2 déclarés : chaque ST2 identifié possède sa propre attestation valide ou une ligne registre liée en vert.

1. Liste des salariés étrangers reçue si la prestation implique du personnel étranger sur site (D.8222-5-3).

1. Pièce archivée dans le registre avec horodatage de réception, pas seulement mentionnée dans un mail.

Si une seule condition manque, la ligne n'est pas verte. Pas de vert « presque ».

Critères du feu ORANGE

L'orange signale un risque documentaire sous contrôle, avec plan d'action daté :

L'orange n'est pas un permis de payer indéfiniment. Au-delà de vingt et un jours en orange sur le même motif, la ligne bascule automatiquement en rouge sauf décision DAF écrite.

Critères du feu ROUGE

Le rouge impose arrêt ou blocage :

Rouge = pas de nouveau bon de commande, pas de badge, pas de réunion de coordination avec personnel sur site, blocage facture selon matrice RACI.

Règles de passage entre couleurs

Rouge vers orange : réception d'une pièce potentiellement conforme, en attente de contrôle.

Orange vers vert : validation complète de toutes les conditions vert listées ci-dessus.

Vert vers orange : J-30 avant expiration attestation (alerte automatique) ou réception d'une information de changement (nouveau ST2).

Vert vers rouge : expiration attestation sans renouvellement à date d'échéance, ou découverte SIREN discordant.

Chaque changement de couleur génère une entrée d'historique horodatée. En contentieux, la chronologie des feux prouve la diligence du donneur d'ordre.

Harmoniser les exceptions

Certaines PME autorisent le conducteur à démarrer sur orange « pour ne pas bloquer le chantier ». Si vous tolérez cette pratique, limitez-la : montant affaire < seuil interne, durée max 72 h, accord propriétaire registre par mail. Sinon, chaque conducteur devient son propre DAF et les rouges s'accumulent invisiblement.

Les exceptions DAF se comptent chaque mois. Plus de cinq exceptions actives simultanées signale un problème de process, pas de cas particuliers.

Tableau de bord COMEX à partir des feux

Trois KPI suffisent pour la direction :

• Taux de couverture verte : lignes actives en vert / total lignes actives. Cible PME : ≥ 90 % à J+60 du lancement, ≥ 95 % en run.
• Stock rouge > 21 jours : nombre de lignes. Cible : zéro.
• Délai médian orange vers vert : jours. Cible : < 10 jours.

Le COMEX n'a pas besoin de voir les 200 lignes. Il voit la courbe mensuelle et les trois prestataires rouges les plus critiques par montant HT.

Paramétrage dans l'outil registre

Si le calcul des feux est manuel, le propriétaire registre passe une demi-journée par semaine à mettre à jour des couleurs : échec garanti. L'outil doit calculer automatiquement à partir des dates de validité, du statut code sécurité et des pièces manquantes. L'humain intervient sur les exceptions et les cas litigieux (SIREN discordant, suspicion faux PDF).

Lors de l'import des SIREN, toutes les lignes démarrent rouge sauf attestation déjà contrôlée. Le feu vert initial se gagne, il ne se décrète pas.

Livrable à emporter

Grille critères feux tricolores - Registre conformité prestataires

FEU VERT - Intervention et paiement autorisés

• [ ] Attestation vigilance URSSAF valide (date fin ≥ aujourd'hui)
• [ ] Code sécurité vérifié OK (date contrôle : _____)
• [ ] SIREN attestation = SIREN ligne = SIREN contrat
• [ ] ST2 déclarés et lignes ST2 vertes ou N/A
• [ ] Liste salariés étrangers reçue si applicable
• [ ] PDF archivé dans registre

FEU ORANGE - Sous surveillance, action datée

• [ ] Expire ≤ J+30 → relance envoyée (date : _____)
• [ ] OU attestation reçue, contrôle code sécurité < 48 h
• [ ] OU pièce complémentaire manquante (préciser : _____)
• [ ] OU exception DAF n°_____ valide jusqu'au _____
• [ ] Revue obligatoire si orange > 21 jours → passage rouge auto

FEU ROUGE - Blocage démarrage / badge / paiement

• [ ] Aucune attestation valide
• [ ] OU code sécurité invalide / falsification suspectée
• [ ] OU SIREN discordant
• [ ] OU refus prestataire
• [ ] OU ST2 non déclaré sur site
• [ ] OU orange non résolu > 21 jours

Matrice synthèse

*Validé par DAF le _______ - Diffusé à tous les conducteurs*

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