Procédure interne changement de gérant prestataire : 7 jours chrono

Procédure interne changement de gérant prestataire : 7 jours chrono

Prérequis avant le premier incident

Sans préparation, chaque alerte repart de zéro. Avant même de recevoir une modification RNE, fixez :

• qui reçoit les alertes (email dédié, pas une boîte personnelle) ;
• le seuil de criticité (montant commandes, présence site, rang sous-traitance) ;
• le lien avec le blocage ERP ou badge si vous en avez un ;
• le modèle de mail et la liste des pièces obligatoires.

Une alerte RNE sur le gérant d'un prestataire ne se traite pas au fil de l'eau entre deux relances d'attestations. Il faut un déroulé fixe, des dates butoir et des responsables nommés. Cette procédure détaille les étapes horodatées sur sept jours ouvrés, de la notification à la clôture registre.

Le cadrage global changement de dirigeant explique pourquoi ce sujet relève de la vigilance L.8222-1 et pas seulement du juridique contrats.

Jour 0 : réception et enregistrement

Qui : propriétaire registre (souvent DAF ou adjoint conformité).

Actions :

1. Noter date et heure de réception de l'alerte (export RNE, notification outil, ou signalement acheteur).
2. Ouvrir une fiche incident dans le registre : SIREN, raison sociale, libellé événement RNE, prestataire ID interne.
3. Passer le statut conformité en orange « changement dirigeant en cours ».
4. Vérifier en 30 minutes si faux positif évident (homonymie, société radiée par erreur dans le flux). Si doute, appliquer le protocole vérification manuelle.

Livrable J0 : fiche incident numérotée, statut orange, owner nommé.

Jour 1 : première demande formalisée

Qui : owner conformité, copie acheteur référent du compte.

Actions :

1. Envoyer le mail type (Kbis, attestation URSSAF, confirmation pouvoirs signataire).
2. Joindre rappel du SIREN contractuel pour éviter les confusions intra-groupe.
3. Demander un interlocuteur conformité joignable sous 48 h.
4. Archiver PDF du mail envoyé et toute réponse automatique.

Règle : pas de formulation menaçante. L'objectif est la coopération et la preuve de diligence.

Jour 2 : alignement Achats et QSE

Qui : owner + acheteur référent + QSE si site.

Actions :

1. Lister commandes ouvertes, avenants en signature, interventions planifiées.
2. Décider gel partiel (nouvelles commandes seulement) ou total selon criticité.
3. Si chantier BTP : informer conducteur de travaux, pas d'accueil nouveau contact sans validation.
4. Mettre à jour le champ « contact signataire » en attente dans l'ERP si le champ existe.

Livrable J2 : note interne une demi-page (gel oui/non, périmètre, date revue).

Jour 3 : relance si silence

Qui : owner conformité.

Actions :

1. Appel téléphonique au numéro connu (comptable, ancien gérant si joignable).
2. Second mail avec date limite J+5 et liste des pièces manquantes.
3. Si prestataire stratégique : prévenir le responsable Achats pour contact direction commerciale.

Indicateur : taux de réponse J+3 cible > 70 % sur le panel. En dessous, revoyez la qualité des coordonnées en base.

Jour 5 : arbitrage intermédiaire

Qui : owner + responsable Achats (+ DAF si montant > seuil).

Actions :

1. Bilan pièces reçues : complètes, partielles, absentes.
2. Si partielles : liste précise des manques, nouvelle échéance J+7.
3. Si absentes : passage statut rouge, gel confirmé, escalade si besoin.

1. Documenter la décision par email (qui, quoi, jusqu'à quand).

Jour 7 : clôture ou escalade comité

Qui : owner, validation DAF.

Scénario A (dossier complet) :

• Valider Kbis et attestation (SIREN, raison sociale, dates).
• Repasser statut vert ou orange « attestation à renouveler » selon échéance URSSAF.
• Mettre à jour contact signataire et date de dernière vérification dirigeant.
• Clôturer fiche incident avec synthèse.

Scénario B (dossier incomplet) :

• Maintenir rouge, interdiction nouvelles commandes.
• Inscrire au comité Achats ou QSE si critique.
• Planifier revue contrat / résiliation selon politique fournisseur.

Scénario C (faux positif documenté) :

• Clôturer avec mention « non applicable » et preuve (capture RNE, courrier greffe).

Mise à jour registre L.8222-1

Chaque étape alimente le registre :

Exportez trimestriellement ces fiches pour l'audit interne et la préparation contrôle URSSAF.

Erreurs fréquentes à éviter

Traiter l'alerte uniquement par téléphone sans trace écrite.

Demander le Kbis mais oublier l'attestation URSSAF (deux risques distincts).

Lever le gel parce que le chef de chantier « a besoin du prestataire demain » sans dérogation DAF.

Confondre changement de gérant et changement de raison sociale (deux événements, deux vérifications).

Livrable à emporter

Checklist 7 jours : changement de gérant prestataire

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Pièces à cocher à réception

• [ ] Kbis < 3 mois, SIREN aligné contrat
• [ ] Attestation vigilance URSSAF valide
• [ ] Confirmation pouvoirs nouveau signataire
• [ ] Email contact conformité nominatif

Escalade si rouge J+7

• [ ] Comité Achats (prestataire > seuil CA)
• [ ] Comité QSE (présence site)
• [ ] Juridique (clause changement de contrôle)

Imprimez ou intégrez cette checklist dans votre outil registre. Une ligne par incident, jamais de traitement « de tête ».

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