Préparation contrôle URSSAF : constituer le dossier de preuve prestataires

29 juillet 2026

Préparation contrôle URSSAF : constituer le dossier de preuve prestataires

Déclencheurs de mise en alerte

Lettre ou mail URSSAF demandant le registre et les pièces sur une période et des SIREN identifiés.

Redressement d'un prestataire : l'URSSAF peut remonter la chaîne vers le donneur d'ordre.

Signalement interne : inspection du travail, accident sur site, lanceur d'alerte.

Audit interne révélant des écarts majeurs non corrigés.

Le contrôle ne prévient pas, la préparation si

L'URSSAF peut demander des pièces sur la vigilance L.8222-1 dans le cadre d'un contrôle ciblé, d'une mise en demeure de solidarité, ou d'une vérification croisée après redressement d'un de vos prestataires. Le délai de réponse est court. Le DAF qui reconstitue le dossier depuis les mails du référent en congés perd des jours et sa crédibilité.

La préparation consiste à tenir un dossier de preuve par prestataire actif, reproductible en moins de 4 heures pour tout SIREN tiré au sort, et à simuler cette production chaque année.

Dès l'un de ces signaux, passez en mode « dossier de preuve » : gel des archivages, mobilisation DAF + référent conformité + juridique social.

Contenu du dossier par prestataire (SIREN)

Pièce 1 : ligne registre. Export ou copie de la ligne avec statut, dates, valideur, historique des feux.

Pièce 2 : contrat ou bon de commande. Prouvant la relation commerciale et la période d'intervention.

Pièce 3 : attestation de vigilance URSSAF. Version déposée, avec dates d'émission et de validité.

Pièce 4 : trace vérification code de sécurité. Capture écran ou log avec date et nom du vérificateur.

Pièce 5 : liste des salariés étrangers et attestation de détachement si applicable.

Pièce 6 : chronologie des relances. Mails, courriers, appels horodatés (compte rendu écrit pour les oraux).

Pièce 7 : preuves d'intervention. Badges, bons d'entrée site, factures, correspondant aux dates couvertes par l'attestation.

Pièce 8 : sous-traitants rang 2 déclarés pour ce SIREN, avec leurs pièces si requis.

Pièce 9 : décisions internes. Suspension, maintien malgré rouge (R5), escalade Achats, avec signatures.

Pièce 10 : procédure interne. Document décrivant le dispositif de vigilance du groupe (version en vigueur à la date des faits).

Le registre en tant que pièce maîtresse

Le registre D.8222-5 doit être exhaustif, daté, traçable. Format papier ou électronique accepté si intégrité démontrable (horodatage, logs, pas de modification a posteriori sans trace).

En contentieux, l'URSSAF compare le registre aux interventions réelles. Un registre incomplet ne se rattrape pas avec de belles attestations isolées.

Chronologie : l'élément le plus sous-estimé

La solidarité se joue souvent sur la chronologie : aviez-vous une attestation valide à la date de l'intervention ? Aviez-vous relancé avant l'expiration ? Aviez-vous suspendu après le passage en rouge ?

Construisez une frise par prestataire contesté :

``` 01/01 : contrat signé 15/03 : attestation reçue, valide jusqu'au 15/09 10/08 : relance J-30 envoyée 12/09 : attestation renouvelée 20/09 : intervention sur site (badge) 05/11 : contrôle URSSAF prestataire ```

Chaque événement est relié à une pièce numérotée.

Délai de production cible

Simulation annuelle : produire le dossier complet d'un SIREN tiré au sort en moins de 4 heures ouvrées.

Contrôle réel : répondre sous le délai imposé par l'URSSAF (souvent 15 à 30 jours, mais les premières pièces sont attendues vite). Ne pas attendre le dernier jour.

Organisation : le référent conformité produit les pièces 1 à 8, le juridique social vérifie la cohérence, le DAF valide l'envoi.

Erreurs qui coûtent la solidarité

Attestation de régularité fiscale fournie à la place de l'attestation de vigilance.

SIREN de l'attestation différent du prestataire intervenu.

Intervention couverte par une attestation déjà périmée à la date d'entrée sur site.

Relances absentes ou non datées sur une période de rouge.

Registre reconstitué a posteriori sans cohérence avec les mails d'époque.

Rang 2 non déclaré alors que le contrat l'exigeait.

Coordination avec l'assureur RC

Avant d'envoyer des pièces à l'URSSAF, vérifiez les délais de déclaration de votre police RC. Une mise en demeure ou une demande de solidarité déclenche souvent une obligation de notification à l'assureur sous 5 à 10 jours.

Le dossier de preuve préparé pour l'URSSAF sert aussi au dossier assureur.

Après l'envoi

Conservez une copie certifiée conforme de tout ce qui a été transmis. Notez les questions complémentaires de l'URSSAF et les délais de réponse.

Si une solidarité est prononcée, analysez la décision : erreur de pièce, erreur de chronologie, défaut de registre ? Chaque cause appelle une action corrective différente sur le programme conformité.

Lien avec l'audit interne

L'audit interne trimestriel est l'entraînement au contrôle URSSAF. Le test de production en 4 heures est l'épreuve finale. Intégrez-le au calendrier annuel du DAF.

Tenir le dispositif prêt en continu

Reporting mensuel tenu. Revue trimestrielle Achats documentée. Audit interne avec plan d'action clos. Procédure interne à jour. Archivage structuré par SIREN et par année.

Le dossier de preuve n'est pas un projet ponctuel. C'est l'état normal du registre bien tenu.

Livrable à emporter

Checklist dossier de preuve contrôle URSSAF (par SIREN)

Identification

Champ	Valeur
SIREN
Raison sociale
Période contestée	du ___ au ___
Site(s) concerné(s)
Référent dossier
Date limite réponse URSSAF

Pièces obligatoires

[ ] P1 : Ligne registre avec historique feux
[ ] P2 : Contrat / bon de commande (période)
[ ] P3 : Attestation de vigilance URSSAF (bonne pièce)
[ ] P4 : Trace vérification code sécurité (date, nom)
[ ] P5 : Liste salariés étrangers + détachement si requis
[ ] P6 : Chronologie relances horodatées
[ ] P7 : Preuves interventions (badges, factures, bons entrée)
[ ] P8 : Rang 2 déclarés + pièces
[ ] P9 : Décisions internes (suspension, R5, escalade)
[ ] P10 : Procédure interne vigilance (version d'époque)

Vérifications cohérence avant envoi

[ ] SIREN identique sur P2, P3 et registre
[ ] P3 est attestation de vigilance (pas régularité fiscale)
[ ] Validité P3 couvre chaque intervention P7
[ ] P6 montre relances avant expiration et pendant rouge
[ ] P7 dates correspondent à période couverte
[ ] Frise chronologique rédigée et jointe
[ ] Rang 2 P8 cohérent avec contrat P2

Production

Étape	Responsable	Date	Statut
Collecte pièces 1-8	Référent conformité		☐
Vérification juridique	Juridique social		☐
Validation envoi	DAF		☐
Notification assureur RC	DAF		☐
Envoi URSSAF			☐
Archivage copie conforme			☐

Test annuel (simulation)

Élément	Résultat
SIREN tiré au sort
Date test
Délai production (h)		Cible < 4 h
Écarts identifiés
Actions correctives

Suivi post-envoi

[ ] Accusé réception URSSAF obtenu
[ ] Questions complémentaires : ☐ Oui ☐ Non
[ ] Délai réponse complément : ___
[ ] Décision URSSAF reçue : ☐ Solidarité ☐ Rejet ☐ En cours

[ ] Retour d'expérience intégré au programme conformité