Intégrer un champ conformité prestataire dans l'ERP : spécification fonctionnelle

15 juillet 2026

Intégrer un champ conformité prestataire dans l'ERP : spécification fonctionnelle

Source de vérité et sens des flux

Registre → ERP (recommandé) : le registre calcule le statut conformité (vert / orange / rouge) par couple entité × fournisseur × site si besoin. L'ERP reçoit un flag via API, fichier planifié ou connecteur iPaaS. Pas de saisie manuelle du statut dans l'ERP sauf mode dégradé temporaire.

ERP → Registre (complément) : création automatique d'une ligne registre quand un nouveau fournisseur est activé sur un site donneur d'ordre, ou quand une commande dépasse un seuil montant sous-traitance. Évite les oublis de saisie.

L'ERP gère le fournisseur, la commande, la réception, parfois la facture. Il ne gère pas naturellement l'historique des relances URSSAF, la vérification du code sécurité ni la preuve horodatée exigée en contentieux. Pourtant, sans lien ERP, les acheteurs contournent le registre : ils créent la commande en urgence chantier et « rattrapent » l'attestation plus tard. L'intégration réussie repose sur un principe simple : le registre est la source de vérité sociale ; l'ERP affiche un statut et bloque si rouge.

Interdit : deux statuts indépendants que personne ne réconcilie. Si l'acheteur peut cocher « conforme » dans l'ERP sans passer par le registre, vous avez recréé Excel avec des licences plus chères.

Champs à spécifier dans l'ERP

Fiche fournisseur (niveau entité juridique)

Champ ERP	Type	Source	Notes
`compliance_status`	Enum VERT/ORANGE/ROUGE/NON_DEMARRE	Registre	Lecture seule
`compliance_last_check`	Date	Registre	Dernière validation code
`compliance_expiry`	Date	Registre	Fin validité attestation
`compliance_register_id`	Texte / UUID	Registre	Lien deep-link dossier
`compliance_exception_until`	Date	Workflow ERP	Dérogation comité Achats
`compliance_exception_approver`	User	Workflow ERP	Traçabilité dérogation

En groupe multi-entités, dupliquez le statut par société comptable ERP, pas seulement au niveau groupe fournisseur. Voir architecture cloisonnée.

Bon de commande / ligne commande

Champ	Règle
`block_reason`	Texte si blocage (ex. ATTESTATION_EXPIREE)
`site_intervention`	Obligatoire si BTP / maintenance site
`override_compliance`	Rôle restreint Admin Achats + motif obligatoire

Le blocage s'applique à la validation ou à la libération commande selon votre ERP (SAP, Sage, Divalto, etc.). Testez le point exact du workflow avec un acheteur réel.

Réception / facture (optionnel phase 2)

Alerte si réception alors que statut passé rouge entre commande et livraison. Utile pour les prestations récurrentes avec attestations qui expirent en cours de contrat.

Règles de blocage (workflow)

Règle 1 : impossible de valider une commande fourniture / sous-traitance si `compliance_status` = ROUGE et pas de dérogation active.

Règle 2 : ORANGE autorise commande avec avertissement si politique groupe l'autorise (déconseillé BTP). Préférez orange = blocage aussi pour simplifier.

Règle 3 : dérogation max 5 jours ouvrés, une prolongation, approbation Directeur Achats + copie DAF. Aligné sur le comité Achats.

Règle 4 : tout override journalisé (qui, quand, motif, SIREN).

Règle 5 : mode dégradé (registre indisponible) : blocage par défaut, pas ouverture totale. Procédure manuelle trace dans registre sous 24 h.

Fréquence de synchronisation

Volume	Fréquence sync	Latence max acceptable
< 100 prestataires actifs	4× par jour	4 h
100-500	Horaire	1 h
> 500 ou BTP chantier	Temps réel (webhook)	15 min

Mesurez le taux de contournement (commandes validées malgré rouge) en audit mensuel. Objectif : zéro.

Projet IT : phases et acteurs

Cadrage (2 semaines) : DAF + Achats + IT + éditeur registre. Validation spec ci-dessous.

Dev / config (4-8 semaines) : mapping codes fournisseurs, environnement test, jeux de données.

Recette (2 semaines) : scénarios vert / orange / rouge / dérogation / mode dégradé.

Pilote (1 site, 1 mois) : un seul type document commande, extension progressive.

Généralisation : vague par filiale ou par module ERP.

Le déploiement progressif du registre précède ou accompagne l'intégration ERP, jamais l'inverse sans registre fiable.

Erreurs classiques

Blocage uniquement à la création fournisseur : l'attestation expire six mois plus tard, les commandes passent.

Statut au niveau groupe fournisseur alors que filiales distinctes : filiale saine bloquée ou filiale à risque libérée.

Pas de lien site : prestataire vert sur usine A, rouge sur usine B, statut unique faux.

Double saisie SIREN : imposez identifiant fournisseur unique et contrôle cohérence SIREN registre / ERP.

Livrable à emporter

Spécification fonctionnelle : champ conformité prestataire ERP

1. Contexte

Élément	Valeur
ERP / version
Module(s) concerné(s)	MM / Achats / …
Entités juridiques
Outil registre
Type intégration	API ☐ Fichier ☐ iPaaS ☐ Manuel phase 1

2. Objets et champs (à copier dans le backlog IT)

``` FOURNISSEUR (par société comptable)

compliance_status: ENUM [NON_DEMARRE, VERT, ORANGE, ROUGE] RO
compliance_expiry: DATE RO
compliance_last_check: DATETIME RO
compliance_register_url: URL RO
compliance_exception_until: DATE RW (rôle ACHATS_DIR)
compliance_exception_motif: TEXT RW (obligatoire si exception)

COMMANDE ACHAT (header)

compliance_blocked: BOOLEAN RO (calculé)
compliance_block_reason: TEXT RO
site_intervention_id: REF SITE RW (si applicable)

JOURNAL OVERRIDE

order_id, user_id, timestamp, motif, previous_status

```

3. Règles métier (ID pour tests)

ID	Règle	Si faux alors
BR-01	Commande validée impossible si ROUGE sans exception	Échec recette
BR-02	Exception expirée → retour blocage auto	Échec recette
BR-03	Override journalisé	Échec audit
BR-04	Sync registre → ERP ≤ latence convenue	Alerte IT
BR-05	Statut par société comptable, pas global	Échec multi-filiales

4. Cas de test recette (minimum)

#	État registre	Action utilisateur	Résultat attendu
T1	VERT	Valider commande	OK
T2	ROUGE	Valider commande	Bloqué + message
T3	ROUGE	Override sans motif	Refusé
T4	ROUGE	Override valide 3 j	OK puis re-blocage J+3
T5	Expire entre T1 et réception	Réception	Alerte / blocage selon spec
T6	Sync coupée	Valider commande	Mode dégradé selon politique

5. Responsabilités

Tâche	Owner
Spec validée métier	Directeur Achats
Budget et planning IT	DAF
Développement	IT / intégrateur
Données mapping fournisseurs	Propriétaire registre
Recette métier	Achats pilote + propriétaire registre
PV go-live	DAF + IT

6. KPI post go-live (M+1 à M+3)

Nb commandes bloquées conformément (cible : 100 % des ROUGE)
Nb overrides (cible : décroissant)
Nb contournements détectés audit (cible : 0)
Délai sync moyen (cible : < seuil)

Transmettez ce document à l'intégrateur ERP en pièce jointe du bon de commande IT. Toute phrase vague (« synchroniser le registre ») sans champs et sans BR-01 à BR-05 produit un projet qui traîne neuf mois et ne bloque rien en production.