Export consolidé RNE et URSSAF pour audit client ou URSSAF

Export consolidé RNE et URSSAF pour audit client ou URSSAF

Quand produire l'export consolidé

Planifié : avant chaque audit certification (ISO 9001, 45001), revue annuelle assurance RC, due diligence investisseur.

Réactif : convocation URSSAF, mise en demeure, questionnaire conformité client > 100 k€.

Récurrent : snapshot mensuel archivé (même si aucun audit imminent) pour reconstituer l'état à une date passée.

L'auditeur ISO, l'inspecteur URSSAF ou le due diligence d'un grand client ne veut pas naviguer dans quinze dossiers SharePoint. Il demande un export unique : liste des prestataires actifs, statut URSSAF, preuve de vérification, signaux RNE traités, décisions sur les cas orange. Préparer cet export en urgence la veille de la visite produit des incohérences de dates et des trous. Ce guide définit le format, les colonnes, la période couverte et l'archivage pour un dossier lisible en trente minutes par un auditeur externe.

Le registre qui ne conserve pas d'historique mensuel ne peut pas prouver la vigilance au 15 mars si l'audit a lieu le 20 novembre.

Période couverte : règle du glissant

L'export principal couvre douze mois glissants à la date du snapshot :

• Prestataires ayant eu au moins une commande ou une intervention > seuil L.8222-1 (5 000 € HT cumulé sur la période)
• Attestations exigées sur cette période (toutes les versions reçues, pas seule la dernière)
• Consultations RNE datées dans la période pour les prestataires actifs

Ajoutez un annexe incidents : tout signal R3/R4 ou décision de poursuite encadrée sur 24 mois, même si le prestataire est inactif aujourd'hui. Les contentieux peuvent remonter au-delà du glissant standard.

Structure du dossier (arborescence)

``` EXPORT_AUDIT_YYYY-MM-DD/ ├── 00_Synthese_direction.pdf ├── 01_Liste_prestataires_actifs.csv ├── 02_Detail_URSSAF_par_SIREN/ │ ├── SIREN_xxx_attestation.pdf │ └── SIREN_xxx_preuve_verif_code.pdf (capture ou log) ├── 03_Detail_RNE_par_SIREN/ │ └── SIREN_xxx_capture_RNE_YYYY-MM-DD.pdf ├── 04_Cas_orange_rouge_decisions.pdf ├── 05_Charte_vigilance_signee.pdf └── 06_Journal_modifications_registre.csv ```

Le CSV principal reste l'entrée de l'auditeur. Les sous-dossiers par SIREN ne contiennent que les prestataires échantillonnés ou tous les rouges/oranges selon la demande.

Colonnes du fichier 01_Liste_prestataires_actifs.csv

Encodage UTF-8, séparateur point-virgule (compatibilité Excel FR). Première ligne = en-têtes exacts.

Fichier 04 : synthèse des cas orange et rouge

Document PDF de 2 à 10 pages selon le volume :

Pour chaque SIREN orange ou rouge au snapshot :

1. Identité et exposition période
2. Chronologie (dates consult. RNE, réception attestation, signalements)
3. Motif du statut
4. Décision prise (suspension, poursuite encadrée, résolution)
5. Visa et pièces jointes référencées

Un auditeur qui ne tire qu'un échantillon de 15 dossiers commence par ce PDF pour choisir ses tirages.

Fichier 06 : journal des modifications

Traçabilité des changements de feu ou de statut :

Minimum : toute transition vers ROUGE ou retour vers VERT. Idéal : toute modification manuelle.

Page 00 : synthèse direction (une page)

Reprendre les indicateurs :

• Nombre prestataires actifs période
• Taux couverture URSSAF à date snapshot (% verts)
• Taux RNE à jour (% consultations dans les délais internes)
• Nombre orange / rouge et tendance vs mois précédent
• Incidents R3/R4 sur la période et résolution
• Méthode de priorisation (renvoi charte)

Cette page est celle que le DAF présente en ouverture de réunion d'audit.

Qualité avant envoi : checklist interne

• [ ] Date snapshot identique sur tous les fichiers
• [ ] Aucun SIREN actif manquant vs ERP Achats
• [ ] Tous les rouges ont une décision documentée
• [ ] Captures RNE datées postérieures aux événements signalés
• [ ] Codes sécurité vérifiés avec preuve pour échantillon 100 % des critiques
• [ ] Pas de données personnelles hors nécessité (RGPD : limiter aux dirigeants si requis)

• [ ] Hash ou horodatage archive (zip signé ou dépôt GED immuable)

Spécificités audit URSSAF vs audit client

URSSAF : insiste sur L.8222-1, seuil 5 000 €, régularité six mois, rang 2. Joindre la charte vigilance et les preuves de relance avant suspension paiement.

Client industriel : insiste souvent sur QSE croisé. L'export RNE/URSSAF peut être annexé au scorecard fournisseur. Prévoir colonne « incidents site » si disponible.

Due diligence M&A : période 24-36 mois, focus provisions risque solidarité sur historiques rouges.

Fréquence d'archivage recommandée

• Snapshot mensuel automatisé (jour 5 du mois suivant)
• Snapshot immédiat à chaque décision R3/R4

• Conservation 5 ans minimum (alignement archivage attestations)

Lien avec la grille registre

Les colonnes de l'export reprennent le modèle de grille ligne par ligne. Configurer l'export comme une vue CSV native évite les retraitements manuels.

Livrable à emporter

Structure export audit

Fiche de lancement export

Arborescence cible (cocher à la livraison)

• [ ] 00_Synthese_direction.pdf
• [ ] 01_Liste_prestataires_actifs.csv
• [ ] 02_Detail_URSSAF_par_SIREN (nb dossiers : ___)
• [ ] 03_Detail_RNE_par_SIREN (nb dossiers : ___)
• [ ] 04_Cas_orange_rouge_decisions.pdf
• [ ] 05_Charte_vigilance_signee.pdf
• [ ] 06_Journal_modifications_registre.csv
• [ ] Archive ZIP nommée EXPORT_AUDIT_YYYY-MM-DD.zip

Contrôles qualité (avant envoi)

Registre des exports produits

Clause de confidentialité (mail accompagnement type)

« Dossier confidentiel, usage limité à l'audit [objet]. Ne pas diffuser hors périmètre convenu. Données personnelles limitées aux stricts besoins de vérification. »

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