Données à reprendre lors de la migration vers un registre prestataires

21 juin 2026

Données à reprendre lors de la migration vers un registre prestataires

Champs obligatoires (bloquants à l'import)

Sans ces champs, la fiche ne doit pas passer en vert à la migration.

Champ	Format	Source habituelle	Règle
SIREN	9 chiffres	Excel, Kbis, facture	Unicité par périmètre ; contrôle clé INSEE
Raison sociale	Texte	Kbis	Alignée sur facturation
Statut activité	Actif / Inactif / Archivé	Achats	Actif = intervention ou commande < 12 mois
Date émission attestation	JJ/MM/AAAA	PDF	Si illisible → orange + relance
Date fin validité attestation	JJ/MM/AAAA	PDF	Pilote alerte J-30
Fichier attestation	PDF	SharePoint	1 actif par SIREN après dédoublonnage
Site ou entité	Code interne	Excel	Pour multi-sites et droits

L'import ne se improvise pas

Migrer depuis Excel ou SharePoint vers un registre dédié, ce n'est pas glisser-déposer des PDF dans un nouveau dossier. C'est structurer des métadonnées qui permettront les alertes, les exports contentieux et le reporting COMEX. Un import sans liste de champs obligatoires produit un registre décoratif : des fichiers visibles, des feux tricolores faux, des relances incohérentes.

Le référent conformité doit préparer un fichier CSV (ou utiliser l'import natif de l'outil) en respectant un dictionnaire de données validé avant la semaine 2 du planning migration.

Le SIREN est la clé de voûte. Toute ligne sans SIREN validé reste en quarantaine jusqu'à régularisation avec le comptable fournisseurs.

Champs fortement recommandés

Ils ne bloquent pas toujours l'import technique mais sont indispensables pour un registre L.8222-1 exploitable en audit.

Champ	Usage
Lot / corps d'état / famille achat	Filtrage panel par métier
N° bon de commande ou marché	Lien intervention ↔ attestation
Date début intervention prévue	Couverture temporelle
Code sécurité vérifié (Oui/Non + date)	Preuve contrôle
Liste salariés étrangers (Oui/Non/N/A)	Obligation L.8222-1 si concerné
Sous-traitant rang 2 (Oui/Non)	Déclenche fiche rang 2
SIREN donneur d'ordre rang 1 si rang 2	Chaîne contractuelle
Contact prestataire (mail relance)	Automatisation relances
Dernière relance (date)	Historique si reprise manuelle

Valideur interne historique

Information seulement ; pas de faux journal

Champs à ne pas importer comme données actives

Anciennes versions PDF (archiver à part)
Statut vert saisi sans date de fin de validité fiable
Commentaires libres non structurés remplaçant les dates
Doublons SIREN en attente de fusion
Prestataires inactifs > 24 mois avec feu vert (passer en archivé)

Ces éléments faussent les KPI dès J+1 de la bascule.

Mapping depuis un Excel typique

La plupart des tableurs PME utilisent des colonnes proches de ce mapping :

Colonne Excel fréquente	Champ registre cible
SIREN / Siret (9 premiers)	SIREN
Fournisseur / Raison sociale	Raison sociale
Chantier / Site	Site
Début / Fin intervention	Dates intervention
Date AV / Émission	Date émission attestation
Validité / Fin validité	Date fin validité
Statut / Feu	Recalculé par l'outil si dates OK
Observations	Commentaire (non bloquant)

Normalisez les dates (format ISO dans le CSV d'import). Les dates Excel en numéro de série doivent être converties avant export.

Mapping depuis SharePoint

SharePoint stocke souvent le fichier sans métadonnées URSSAF. Extraction :

Nom de fichier parfois exploitable (`AV_SIREN_2026-03.pdf`)
Colonnes personnalisées si la bibliothèque a été structurée
Sinon : ressaisie manuelle date émission/fin lors de la semaine 2 migration

Prévoyez un flux « orange systématique » pour les PDF sans métadonnée extractible, avec relance prestataire via portail dès semaine 3.

Qualité des données : contrôles avant import

SIREN : longueur 9, pas de lettres, pas de doublon actif
Dates : émission < fin validité ; fin validité > date migration ou flag orange
PDF : ouverture sans erreur, texte sélectionnable de préférence
Cohérence : SIREN Excel = SIREN facture compta (échantillon 10 %)

Un rapport qualité signé par le DAF débloque l'import massif.

Données créées après bascule (pas en migration)

Certaines données n'existent pas dans l'ancien système et seront créées nativement par le registre :

Journal horodaté de validation (qui a validé)
Logs de relances automatiques
Historique des versions PDF déposées par le prestataire
Horodatage dépôt portail self-service

Ne tentez pas de reconstituer artificiellement un journal passé sur Excel : marquez « historique non tracée » et revalidez les actifs.

Modèle CSV minimal (en-têtes)

``` siren;raison_sociale;statut_activite;site;date_emission;date_fin_validite;lot;bon_commande;rang2;contact_email;chemin_pdf ```

Une ligne par prestataire actif (ou par couple prestataire × site selon gouvernance). Encodage UTF-8, séparateur point-virgule pour Excel français.

Après import : revue par échantillon

Tirez au sort 10 % des fiches vertes : ouvrez le PDF, vérifiez les dates saisies, contrôlez le code sécurité. Tirez 100 % des fiches orange : plan de relance sous sept jours. Documentez les écarts et corrigez le mapping avant de communiquer la bascule aux sites.

Livrable à emporter

Liste champs obligatoires migration registre

Obligatoires (import bloqué si manquant sur actif)

[ ] SIREN (9 chiffres, unique actif)
[ ] Raison sociale
[ ] Statut activité (Actif/Inactif/Archivé)
[ ] Site ou entité
[ ] Date émission attestation OU flag ORANGE_MIGRATION
[ ] Date fin validité OU flag ORANGE_MIGRATION
[ ] Fichier PDF attestation active (1 par SIREN)

Recommandés (audit L.8222-1)

[ ] Lot / corps d'état
[ ] N° bon de commande ou marché
[ ] Date début intervention
[ ] Code sécurité vérifié + date
[ ] Liste salariés étrangers (O/N/NA)
[ ] Rang 2 (O/N) + SIREN rang 1 si applicable
[ ] Contact mail relance

Interdits en import actif

[ ] PDF multiples sans version maître
[ ] Vert sans date fin validité
[ ] Doublon SIREN non fusionné

Validation : Réf. conformité ______ | DAF ______ | Date ______

Référence planning : import semaine 2 du projet migration.